회의 문화를 들여다보면, 기업의 미래가 보인다

 

 

회의 문화를 들여다보면, 

기업의 미래가 보인다

 

 

회의는 새로운 아이디어를 생산해내는 보고다. 몇 년 전까지만 해도 조직의 변화는 제도와 시스템 측면에서 이루어졌다. 그러나 요즘에는 자유로운 창조 정신을 바탕으로 탄력 있는 조직문화를 형성해내기 위해 노력한다. 그것은 하드웨어가 아닌 소프트웨어의 중요성을 인식한 결과다. 소프트웨어는 곧 개개인의 탐구력과 도약을 중시한다는 것을 의미한다. 그런 의미에서 볼 때, 회의는 그러한 무한 가능성을 펼쳐 보일 수 있는 사람을 키우고 발굴해내는 가장 좋은 방법이다. 자신의 의사를 자유롭게 주장할 수 없는 분위기 속에서는 개인의 창의력도 생산해낼 수 없다. 그래서 회의 문화가 중요한 것이다. 

 

 

 

회의를 하지 않는 기업은 아마도 한 곳도 없을 것이다. 국내의 모 패션기업은 매월 실적 회의가 열리는데, 특이한 것은 맥주를 곁들인다는 것이다. 실적과 관계가 있어 자칫 딱딱한 분위기로 흐를 수 있기 때문에, 직원들의 긴장을 풀어주기 위해서라고 한다. 또 어느 온라인 쇼핑몰 회사는 사장과 직원들 간의 거리감을 없애기 위해 정기 회의를 커피숍에서 진행하고 있다. 

 

회의를 하되, 참가자가 말을 하고 있지 않으면 그 회의는 무의미하다. 그래서 많은 기업들은 회의 시 직원들의 원활한 의사소통을 이끌어내기 위해 보다 편안한 회의 진행을 만들어 가고 있는 것이다.

 

회의 문화에 있어서 가장 유명한 곳은 일본의 캐논 사를 먼저 떠올릴 수 있다. 1999년 일본 캐논의 최고 책임자로 취임한 사카마키 하사시 사장은 취임 후 가장 먼저 한 일이 바로 회의 문화를 바꾸는 것이었다. 모든 회의 테이블 다리를 30㎝씩 높였는데, 이는 스탠딩(Standing) 회의를 위해서였다. 서서 회의를 하면 회의 시간이 짧아져 집중력이 높아지고, 또한 다리가 긴장을 하고 있으므로 두뇌 회전도 빨라지기 때문에 잡념이 생기는 것을 막을 수 있다고 생각했다.

 

유명한 GE의 경우 모든 회의는 단순하고 신속하게 진행하였으며, 회의 내용을 사우들이 함께 공유하도록 IT 인프라를 구축했다. 이는 의사 결정을 빠르게 하라는 잭 웰치의 생각에서 비롯된 것이었다. 특히 GE에서 눈여겨봐야 할 회의가 있다. 간혹 보다 깊이 토의할 중요한 의사 결정이나 구성원들의 의견이 충분히 반영되어야 하는 회의는 회사와 2시간 이상 떨어진 장소를 정하여 2~3일 동안 진행하였는데, 이것이 바로 타운 미팅(Town Meeting) 방식이다. 

 

1977년 구수모토라는 일본인이 실리콘밸리에 세운 생산 전문회사인 솔렉트론의 회의 문화도 독특하다. 이 회사는 설립 이래 매년 3~40%씩 성장하여 매출액이 200억 달러나 넘고, 미국 대통령이 수여하는 품질상을 2번이나 받은 초우량 기업이었다. 솔렉트론은 1980년대 초부터 매주 고객 만족도를 조사해 오고 있었는데, 영업 사원이 매주 월요일 고객을 방문하여 설문지를 배포하고 이를 수요일 오전까지 수거하여 품질관리팀에서 각 사업부문별로 설문지를 분석한 후 이 결과를 가지고 각 사업부문의 책임자들이 목요일 아침 7시까지 본사에 모여 회의를 했다. 매주 목요일 아침에 회의를 한다고 하여, 이를 목요 아침 회의(Thursday Morning Forum)라고 이름 지어졌다. 회의는 언제나 1시간 안에 끝나게 했으며, 회의에서 제시된 조사 결과와 고객 불만 사항들은 2시간 내에 각 사업장의 작업자에게 전달되었다. 

 

살아있는 회의는 경직되지 않으면서 긍정적인 브레인스토밍을 통한 시너지를 낼 수 있어야 한다. 시간을 너무 오래 진행하면 지루해진다. 참여자들이 회의 시작 시간을 엄수하는 것은 기본이다. 또한 회의 주제에 대한 철저한 사전 준비 역시 반드시 선행되어야 한다. 

 

그러나 지금 우리들이 행하고 있는 회의 문화는 어떠한가? 앞에서 언급한 성공한 기업들의 회의와 무엇이 다른가? 조직에서의 대부분의 일들이 회의를 통해서 기획되고, 진행된다. 그러나 많은 기업들이 회의를 하면서 결론을 도출해내지 못한 채, 시간만 허비하는 경우가 적지 않다. 그리고 결정하지 못한 일들에 대해 지난 회의에 이어 다시 모여 토의한다. 그것은 시간을 허비하는 일에 불과하다. 

 

조직에서 구성원들의 시간 낭비는 한 회사를 망하고 흥하게 하는 잣대가 될 것이다. 조직이 흔들리면 구성원 개인들 역시 설 자리가 없다. 그러나 많은 구성원들이 회의실 문을 닫아 놓고 개인적인 흥밋거리나 잡담을 하고 있지는 않은가? 그 시간만큼 그 조직은 조금씩 무너지고 있는 것이다. 

 

 

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